5 zaručených tipov, ako archivovať dokumenty a docieliť poriadok

05.02.2025

Tiež sa vám stáva, že hľadáte dôležitý dokument či doklad, bez ktorého sa aktuálne nepohnete ďalej a vôbec sa vám to nedarí? 

Tiež sa vám stáva, že hľadáte dôležitý dokument či doklad, bez ktorého sa aktuálne nepohnete ďalej a vôbec sa vám to nedarí? Či už je to faktúra z čistenia domácej klimatizácie spred dvoch mesiacov, zapatrošená kdesi v útrobách bytu, alebo dôležitý doklad do firemného účtovníctva, hľadať ihlu v kope sena je naozaj umenie. Dá sa to aj inak? Pravdaže. Prečítajte si overené tipy, ako s pomôckami na archiváciu dokumentov docieliť poriadok a dokonalý prehľad doma i v kancelárii alebo v archíve. 

Tip 1.: Naplánujte si veľké triedenie

Prvým krokom, ktorý musíte k zorganizovaniu dokumentov podniknúť, je ich prehľadné roztriedenie. Aj keď sa vám do toho asi veľmi nechce a pri predstave chaosu, ktorý vašim dokumentom aktuálne vládne, by ste najradšej mávli čarovným prútikom, budete sa musieť prekonať a zvládnuť to. Možno by ste neverili, no aj takáto činnosť môže byť zábavná. Všetko je o správnom naladení a plánovaní. Pokúste sa určiť si vopred jeden deň, počas ktorého sa nebudete musieť venovať ničomu inému. Pustite si svoju obľúbenú hudbu, zabezpečte si dostatok kávy, tekutín, občerstvenia na doplnenie síl a vrhnite sa na to.

Pri triedení sa držte týchto zásad:

  • vytiahnite z každého kúta kancelárie, zásuviek a poličiek všetko, čo sa podobá na papier,

  • dokumenty rozložte na väčšiu voľnú plochu a pustite sa postupne do ich triedenia jeden po druhom,

  • vyraďte všetko, čo už potrebovať nebudete, napríklad veľmi staré dokumenty.

Tip 2.: Rozdeľujte a označujte 

Funkčné rozdelenie dokumentov


Ak vám ešte zostal čas, prevetrajte sa a dajte si prestávku mimo papierov. Ak nie, pokojne nechajte vytvorenú hromádku odpočívať do ďalšieho dňa. Veľmi dôležitá fáza organizácie prichádza práve v tomto momente. Vytriedenú hromadu dokumentov je potrebné dôkladne rozdeliť podľa kategórií a následne označiť. Aj keď by bolo pekné triediť dokumenty podľa veľkosti, druhu písma či farby, správna archivácia spočíva v úplne inom rozdelení. Riaďte sa ich reálnym využívaním v praxi, aby boli funkčne a prakticky použiteľné v každodennom živote. Kategórie by mohli vyzerať napríklad takto: 

  • účtovníctvo,
  • auto,
  • poisťovne,
  • zmluvy, 
  • projekty
  • a podobne. 

Označovanie je pre archiváciu dokumentov nevyhnutné 

Keď už máte dokumenty rozdelené, je čas na ich označenie. Či k nemu použijete farebné lepiace štítky, rozraďovače alebo vytlačené etikety, je len na vás. Najdôležitejšie je nezabudnúť na dôslednosť a viditeľnosť, aby ste vedeli dokument a jeho zaradenie správne odhaliť hneď na prvý pohľad. Malé papieriky, poznámky či vizitky pripevnite k väčším dokumentom alebo vložte do obalov či vreciek a taktiež dôkladne označte, aby ste ich pri najbližšom hľadaní mali k dispozícii bez ťažkého hľadania. 

Tip 3.: Využite rôzne typy obalov 

Obaly sú vo svete archivácie považované za najlepšieho priateľa každého, kto bojuje s neporiadkom v papieroch. Okrem toho, že sú vďaka nim dokumenty dokonale zorganizované, dokážu im poskytnúť aj ochranu pred znečistením. Nemusíte sa tak obávať ich zaprášenia, kruhov od hrnčeka s kávou alebo kvapiek vody, ktoré sa pri polievaní kvetov v kancelárii občas vyskytnú určite aj u vás. Na bežné dokumenty, ktoré je potrebné založiť na svoje miesto sú ideálne euroobaly.

Vybrať si môžete medzi viacerými variantmi, pričom práve k odlíšeniu a zatriedeniu sú ideálne tie s farebnými okrajmi. Pri rozpracovaných projektoch oceníte obaly s klipom alebo cvočkom, ktoré vám umožnia ľahšie s nimi pracovať, rýchlo ich vybrať a zase bezpečne upevniť späť. Drobné papieriky, akými sú napríklad účtenky alebo parkovacie lístky zo služobnej cesty uschovajte v obaloch so zipsom a vizitky si zoraďte do praktického vizitkára

Tip 4.: Dokumenty organizujte podľa frekvencie použitia 

Roztriedené, uložené a zoradené dokumenty teraz potrebujú svoje miesto. Každý typ a kategória papierov, ktoré potrebujeme archivovať, má iný význam. Keď ich už máte pekne poukladané do zakladačov, šanónov či spisových dosiek, nájdite im miesto, ktoré je pre ich uloženie najvhodnejšie. Tie s často využívanými dokumentmi uložte na policu či stôl tak, aby ste ich mali stále na dosah ruky.

Potom tu máme dokumenty, na ktoré si spomeniete iba občas. Mesačné uzávierky alebo štvrťročné štatistiky môžete pokojne uchovávať v zakladačoch či obaloch uložených v zadných častiach políc, či v nižších šuplíkoch. A, samozrejme, nemôžeme zabudnúť ani na papiere, ktoré máme uložené naozaj len z dôvodu nutnej archivácie dokumentov podľa predpisov.

Tu nastupujú na scénu boxy a škatule, ktoré môžete odložiť do útrob kancelárie, alebo pokojne do regálov v pivnici. Nezabudnite na ich dôkladné označenie, aby ste sa v prípade potreby vedeli v tom množstve papiera nazbieranom za celé roky vyznať. 

Tip 5.: Poriadok v dokumentoch udržujte priebežne 

Vyzerá to tak, že každý jeden dôležitý papier má svoje miesto a vy teraz už presne viete, kde ho nájdete. Dôležité však je tento stav nezanedbať. Za ideálnych podmienok by ste mali dokumenty odkladať na miesto hneď, a to najmä tie, ktoré nebudete opäť zajtra potrebovať. Všetci však dobre vieme, že je to prakticky nemožné a preto máme pre vás skvelý tip.

Osvojte si rituály pravidelnej údržby. Nastavte si jeden deň, ideálne je to v piatok, kedy venujete potrebný čas práve usporiadaniu a archivácii dokumentov, ktoré sa počas nabitého týždňa nejakým spôsobom nahromadili na stole a mnohokrát aj v celej kancelárii. Ak však viete tieto činnosti urobiť aj počas týždňa hneď, smelo do toho. Vyhnete sa tým zbytočnému hromadeniu papierov, ktoré je potom omnoho ťažšie ukladať. 

Veríme, že sa aj vám podarí vďaka týmto radám nastaviť systém archivácie dokumentov, ktorý bude funkčným a stabilným riešením na poriadok v kancelárii, ale aj efektívnejšiu prácu s dôležitými pracovnými a súkromnými papiermi. Pri hľadaní faktúry spred polroka alebo zmlúv s vašimi obchodnými partnermi tak nestratíte drahocenný čas a spolu so správnymi pomôckami dokážete vytvoriť okolo seba harmonický poriadok.